Cómo capacité en Gemini para empresas a 12 personas de DISAB Paraguay en Lambaré: 2 jornadas sobre Google Workspace, más de 20 tareas automatizadas y una hoja de ruta por área

La segunda jornada fue taller. Con Gemini habilitado en las cuentas de DISAB y Gmail, Drive y Calendar conectados, cada área resolvió su proceso: Administración armó un cuaderno con habilitaciones, seguros y licencias y un aviso el primer día de cada mes; Tesorería pasó las facturas pendientes a Sheets y creó la habilidad del recordatorio de cobro; Comercial subió la plantilla y una propuesta aprobada para que la propuesta DISAB salga siempre igual; Operaciones ordenó las actas de cada obra y programó el cierre semanal de los viernes. En la puesta en común quedaron contadas más de 20 tareas automatizadas, cuánto ahorra cada una por semana y qué falta para usarla desde el lunes: esa lista es la hoja de ruta.

• Contexto antes que herramienta: qué prometió la IA y qué pasó —Klarna, IBM, Uber—, el 95% de proyectos de IA generativa sin retorno medible según el MIT, y la regla de la capacitación: más uso no es más valor; lo que marca la diferencia es cómo se usa.
• Casos del rubro explicados como dato, modelo y acción, cada uno con su espejo en DISAB: el agente que responde planos y pliegos desde la obra en Suffolk, el centro de inteligencia de YPF para 1.680 estaciones de servicio, el pedido-a-cobro automatizado de Coca-Cola Europacific Partners y SOFÍA, de Despegar, con un millón de conversaciones por mes.
• Primer paso, gobernanza: una unidad compartida de Drive por área —Administración, Tesorería, Comercial y Operaciones—, nombres de archivo con fecha, tipo y cliente u obra, y reglas de qué se carga y qué no: nunca datos bancarios ni cuentas personales; recibos, legajos y presupuestos solo en la cuenta de DISAB; normativa pública del MIC y del MADES, libre. La Ley 7593 de Protección de Datos Personales como reloj.
• Segundo paso, procesos: el recorrido de la oportunidad al cobro —propuesta, obra, factura, cobro— y el filtro de cuatro preguntas para decidir qué tarea va a la IA: se repite, tiene reglas, es de texto y se puede revisar. Cada área armó el inventario de sus tareas con el tiempo que le llevan por semana.
• Fundamentos para todos: tokens, la ventana de contexto de 1M —un pliego completo con su normativa en una sola conversación—, un modelo de Gemini para cada tarea (rápido, razonamiento y Pro), un chat por tema con nombre propio, y prompts con rol, contexto, tarea y límite.
• Gemini dentro de Workspace, paso a paso: qué habilita el administrador y qué conecta cada persona; Gmail, Docs, Sheets, Meet y Drive con un pedido real de DISAB por aplicación, desde resumir lo que pidió el cliente de la estación de Lambaré hasta saber qué cobros vencen esta semana.
• Chat vs. cuaderno: un cuaderno con la normativa del MIC y del MADES como «cerebro de DISAB», compartido entre las cuentas, que responde siempre con la cita al documento; conectores a Drive, Docs, Calendar y Gmail con los permisos de cada persona. Un circuito, no una copia: el original y los permisos siguen en Drive.
• Primero el proceso, después la IA: un flujo de cinco pasos —documentación, proceso, Gemini, resultado, validación— donde la IA entra recién en el tercero.
• Jornada 2, manos a la obra: cinco prácticas —un prompt bien armado, Gemini en Gmail y Docs, un cuaderno con la normativa, la primera habilidad o Gem y una tarea programada— y una consigna por área: vencimientos sin sorpresas, cobros al día, propuestas en minutos y el cierre semanal de obras cada viernes a las 16.
• Lo que queda escrito: una carpeta «IA · DISAB» en Drive con cada cuaderno, habilidad y tarea programada, sus instrucciones, sus fuentes y quién la mantiene. Y un equipo que sabe cómo pedir.

• Hoja de ruta por área: la carpeta «IA · DISAB» en Drive con cada cuaderno, habilidad y tarea programada documentados —qué fuentes tiene, qué envía, a quién, cada cuánto y quién lo mantiene— para que lo armado en el taller siga funcionando el lunes.